Nhân sự sự kiện

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã không còn trở nên xa lạ với mọi người và nó ngày càng trở nên quan trọng hơn trong cuộc sống. Để tổ chức được một sự kiện thành công, chúng ta không thể không nhắc tới những nhân vật quan trọng như MC, ca sĩ, PG/PB, múa lân khai trương, ảo thuật gia…những người được xem như linh hồn của sự kiện và được gọi chung là nhân sự sự kiện.

Nhân sự sự kiện bao gồm những vị trí nào?

Quản lý sự kiện

Quản lí sự kiện là người chịu trách nhiệm lập bản kế hoạch tổ chức hoàn thiện và thống nhất dựa trên các ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự với nhau. Quản lý phải kiểm tra và sửa kế hoạch tổ chức sự kiện ngay khi nó còn nằm trên giấy, viết ra các hạng mục cụ thể, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm tổ chức sự kiện và các rủi ro có thể xảy ra trong việc tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, quản lý còn có trách nhiệm phân công công việc cho công nhân dựa theo năng lực của người đó, đồng thời phải biết cách liên kết các nhân sự, liên kết các bộ phận lại với nhau để tạo ra một sự kiện thành công trọn vẹn.

Giám sát sự kiện

Thay vì quản lý sự kiện là người chịu trách nhiệm tổng thể của sự kiện, thì giám sát sự kiện là người chịu trách nhiệm từng hạng mục nhỏ trong sự kiện đó: Ví dụ như phụ trách việc giám sát mảng truyền thông, giám sát mảng PB/PG, giám sát mảng âm thanh, ánh sáng, giám sát việc khách mời…

Tuy nhiên, vị trí này chỉ xuất hiện khi đây là một sự kiện lớn, có nhiều hạng mục nhỏ khác nhau còn đối với những sự kiện có quy mô vừa và nhỏ, thì quản lý sự kiện sẽ đảm nhiệm luôn vai trò này.

Nhân viên sự kiện

Là người chịu trách nhiệm trực tiếp thi công các hạng mục trong sự kiện đó, được giám sát bởi giám sát viên hoặc quản lý sự kiện. Những nhân viên này là những người đã được đào tạo kỹ lưỡng từ trước và có khả năng làm việc nhóm tốt để phối hợp ăn ý với các nhân viên khác và cấp trên để hoàn thành sự kiện một cách vẹn toàn.

Cộng tác viên/ Tình nguyện viên sự kiện

Là những người làm sự kiện theo từng dự án, được thuê để làm thời vụ nếu đó là sự kiện lớn và không đủ nhân lực để thực hiện, những công việc dành cho cộng tác viên đa phần là những việc không đòi hỏi quá nhiều về kỹ năng.

Tuy nhiên tùy vào quy mô sự kiện và tính chất của từng sự kiện khác nhau mà có cách tổ chức nhân sự sự kiện khác nhau để đảm bảo chương trình được diễn ra một cách thành công nhất.

Cách quản lý nhân sự sự kiện trong tổ chức sự kiện

Đối với những chương trình có quy mô lớn, việc quản lý nhân sự sự kiện vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của một chương trình. Vậy làm sao để quản lý nhân sự sự kiện một cách tốt nhất, chất lượng của sự kiện luôn luôn được đảm bảo.

Đầu tiên, vấn đề trang phục của nhân sự. Bạn phải luôn luôn kiểm tra trang phục nhân sự làm sao cho đồng đều nhất, đặc biệt là đội ngũ PG/PB thì trang phục luôn được chú ý hàng đầu. Ngoài ra, việc huấn luyện nhân sự để đảm bảo tính chuyên nghiệp, có tính kỷ luật cao và đảm bảo sự kiện sẽ được diễn ra trơn tru từ đầu đến cuối.

Tiếp theo, bạn luôn luôn phải nhắc nhân sự sự kiện có mặt sớm hơn thời gian bắt đầu làm việc từ 1-2h, để trừ trường hợp có nhân sự gặp vấn đề và không có mặt kịp lúc, thì bạn còn có phương án để xử lý kịp thời. Ngoài ra, việc này cũng đảm bảo cho bạn yên tâm khi trong quá trình sự kiện diễn ra, nếu có bất kỳ sự cố nào thì nhân sự luôn đầy đủ để xử lý khắc phục nhanh chóng.

Cuối cùng, bạn phải luôn luôn có nhiều sự lựa chọn về vấn đề nhân sự sự kiện, hay còn gọi là nhân viên dự phòng. Vấn đề này có thể khiến bạn mất thêm một số chi phí nhưng nó hoàn toàn xứng đáng, đảm bảo cho người tổ chức sự kiện cũng yên tâm phần nào bởi không ai chắc chắn 100% là sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối. Nên vấn đề dự phòng nhân sự là điều hết sức cần thiết.

Trên đây, 2Event đã giới thiệu tới các bạn vị trí và vai trò của nhân sự sự kiện trong quá trình tổ chức sự kiện, cũng như cách quản lý nhân sự sự kiện tốt nhất khi tổ chức sự kiện. Nếu bạn làm tốt vấn đề nhân sự sự kiện thì chương trình của bạn sẽ được giảm rủi ro đáng kể và là yếu tố quan trọng giúp chương trình của bạn được thành công tốt đẹp

2Event là đơn vị chuyên tổ chức các sự kiện lớn nhỏ khác nhau, tổ chức khai trương, múa lân khai trương…với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng các bạn nếu các bạn có nhu cầu nhé? Liên hệ với chúng tôi theo cổng thông tin sau:

Công Ty TMDV Sự Kiện 2Event

• Địa chỉ: 59 Võ Thị Thừa, Q.12, TP.HCM
• Hotline: 078 506 8673
• Email: 2Event.vn@gmail.com
• Web: 2Event.vn

Hoặc quý khách có thể liên hệ trực tiếp qua Fanpage 2Event or Zalo: 078 506 8673

Xin cám ơn!!!